差旅费报销
目的
学校感谢因学校公务出差的人员的努力. 同时, 把旅行费用控制在合理的范围内是必要的, 遵循统一的报销程序, 并遵守国税局规定的证明政策，以确保报销不被视为应税收入.
本政策旨在:
- 确保仅发生合理和必要的授权业务支出, 由大学出具文件并支付费用.
- 确保对政策和程序的清晰和一致的理解.
- 确保所有付款都符合相关法律, 可以接受的做法, 常识.
- 提供指引，使大学及其院系能更好地管理预算.
形式
*所有差旅费用报销表格仍然必须填写并通过 自助付款请求系统.
政策范围
该政策适用于所有在大学旅行期间产生可报销费用的员工, 无论资金来源如何.
The Internal Revenue Service imposes the following requirements on reimbursement of business expenses (1) there must be a business reason for the expenses (2) the individual must substantiate the expense; and (3) the individual must return to the employer or organization any amount advanced in excess of the substantiated expenses.
要报销旅行费用，必须在旅行和报销表上适当地说明, 明确了经营目的并获得了适当的监管批准.
可报销和不可报销费用
所有的旅行费用必须事先得到批准. 部门主管/学院院长有责任核实是否有可用的预算资金. 未经批准的差旅和差旅费用不予报销.
商务差旅费用如合理，由学校承担, 适当的记录, 并得到适当的授权.
可报销费用包括但不限于以下内容:
- 经济舱机票/行李费
- 汽车租赁/航天飞机
- 个人里程-按美国国税局现行税率支付
- 停车
- 通行费
- 住宿
- 餐
- 出租车
- 会议费用
- 提示
无偿的费用
- 航空公司座位升级
- 酒店娱乐活动
- 酒店或飞机上的电影租赁
- 洗衣和代客服务
- 出差前、出差中或出差后的休假或事假相关费用
- 宠物护理，包括狗窝或宠物看护费
- 配偶或家庭旅行
- 酒精
- 与出差目的无关的其他个人费用
- 营业税*
*任何与大学有关的购买所支付的销售税将不予退还, 大学是免税的，应该在所有购买中使用. 我们只报销全部的售前税. 免税证书可在应付帐款网页的主页上获得.
证明-收据及文件
美国国税局要求向个人提出的报销请求必须有证明 原始发票. 网上购物, 确认屏幕的丝网印刷或电子邮件确认是可以接受的.
以下是可接受的文件示例:
- 伙食——伙食每天可报销70美元，并提供原始收据. 收据上撕下的小纸条是不被接受的——收据必须显示所购餐点的详细信息.
- 住宿-酒店对账单或对帐单
- 租车代理开具租车发票
- 里程-行驶距离的文件- Mapquest或类似
- 的士-收据
- 机票-旅客收据原件或电子机票收据
- 提示
授权及发还程序
所有的旅行费用必须事先得到批准. 部门主管/学院院长有责任核实是否有可用的预算资金. 未经批准的差旅和差旅费用不予报销.
步骤1
- 员工完成 旅行授权表格
- 员工将表格提交部门主管/院长批准
- 表格须交回雇员
此表格应随附. 申请报销或预付现金!
步骤# 2
- 员工安排旅行.
- 学校将通过支票或大学信用卡预付差旅费和/或会议费用.
- 请求付款必须有 旅行授权表格 附加.
- 员工预付的费用将在旅行结束时报销.
第三步
- 旅行完成后，应通过以下方式提交旅行核对表 自助付款请求系统.
- 旅行对账必须归档, 连同所有所需文件, 行程结束后10个工作日内.
- 员工将在收到完成的文件后一周内收到报销.
- 确保你也填写了 里程工作表 和 货币转换器工作表 必要时.
现金垫款
旅游发展 可获授权进行与大学有关的旅行，但须经主管批准. 出差的员工应尽可能安排预付费用.
每天预支100美元现金, 总共不超过400美元, 饭费和杂费会报销吗. 额外的每日津贴可由适当的主管酌情批准.
Requests for advances may be submitted 30 days in advance of travel; funds will be issued 15 days prior to travel.